El gran olvidado: El mantenimiento de activos

Por Raúl Alfaro Calvo, alumno del Master BIM


Modelo as-built vs Modelo de gestión

BIM es una mejora para el ciclo de vida de los proyectos, siendo la fase de operación y mantenimiento la más extensa de todas las de este ciclo de vida y la de mayor coste. Cuando pensamos en un edificio, debemos hacerlo no solo desde su proceso de diseño y construcción, sino que son activos que serán habitados, que consumirán energía y que tendrán un rendimiento por uso.

El coste por el diseño y construcción es mucho menos que el que tendrá el edificio a lo largo de su vida útil, y es aquí donde la inversión en BIM es más estratégica y beneficiosa para los clientes. Tras la crisis inmobiliaria, muchas constructoras y empresas de servicio han detectado una oportunidad de negocio en la aproximación a la gestión de activos.

De hecho, se intentan cerrar contratos que se extienden más allá de la entrega llave en mano, buscando ser explotadores de la información que estos han generado en fases anteriores.

Existen multitud de aplicaciones y softwares que interoperan con BIM que se basan en la lectura de los proyectos como auténticas bases de datos codificadas: una de las más extendidas es la codificación COBIE (Construction Operations Building Information Exchange).

Diversos estudios han analizado la distribución de costes en el ciclo de vida de proyectos, constatándose que el coste durante la fase de diseño y construcción enfrentado al de operaciones no supera un 16 o 17% del coste total. A modo de ejemplo se dispone la figura extraída de un informe de la empresa Nippon Kanzai, dedicada a la gestión del Facility Management.

Si existe un interés por parte del propietario o cliente del edificio en aprovechar la inversión en BIM para la operación y mantenimiento, necesitaremos reflejar en el Plan de Ejecución BIM el uso BIM denominado Record Model (modelo de gestión), distante al modelo as-built.

Al facility manager debemos proveerles de un modelo que incluya únicamente la información requerida y con posibilidad de ser explotada. Este modelo simplificado se conoce como modelo de gestión (asset information model), tratando al edificio como una gran base de datos codificada según un estándar de explotación.

Los agentes FM (gestores de operación y mantenimiento) valoran muy positivamente que la transferencia de información entre la fase de construcción y la de puesta en marcha (Handover-Comissioning) se pueda realizar digitalmente en un modelo centralizado que contenga información ordenada, estructurada, localizable y, sobre todo, geolocalizada.

Tradicionalmente, los técnicos de operación y mantenimiento han recibido una gran cantidad de información en diferentes formatos (CAD, PDF, Excel, etc.) y, normalmente, no actualizada ni acorde al edificio construido, facilitándose así tareas improductivas, inconsistencias, etc.

Ahora es posible mejorar todo este proceso gracias al uso de los modelos digitales y la integración de las necesidades de operación y mantenimiento desde la concepción, cuando sea posible. Actualmente, la legislación y tipo de contratación tiende hacia una integración de agentes favoreciendo contratos tipo IPD (Integrated Project Delivery).

Por tanto, podemos decir que la principal diferencia entre un modelo as-built y un modelo de gestión es que, mientras que el primero recoge el resultado tras terminar las obras del edificio y tiene implementado todas las modificaciones que se hayan realizado en la fase de construcción, el segundo modelo tiene toda la información referente al facility management, es decir, contiene los parámetros correspondientes y todos sus elementos con los atributos adecuados.

Tradicionalmente, la gestión del mantenimiento se comenzaba al finalizar las obras, requiriéndose de un registro pormenorizado de todo lo existente para introducir todos esos datos, en el mejor de los casos, en un programa GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador). Esto es muy habitual en instalaciones industriales y, en menor medida, en edificios residenciales, donde prácticamente no existía un proceso controlado del mantenimiento.

Con BIM, el modelo de gestión puede y debe empezar desde las fases tempranas del proyecto, en las que los elementos pueden ir incorporando los atributos necesarios para este mantenimiento controlado y asistido por ordenador. Además, también debe responder este modelo a cualquier pregunta cuya respuesta pueda ser interesante en cualquier otra fase del ciclo de vida del proyecto.

Normalmente, esta información la incorpora el contratista de los fabricantes de los productos de construcción, conocidos como BPM (Building Product Manufacturers).

Evidentemente, todo esto debe quedar actualizado también con los cambios que puedan surgir más tarde, como, por ejemplo, en la obra; por tanto, el modelo de gestión también debe quedar actualizado con lo finalmente dispuesto en obra. Así, el modelo de gestión debe estar coordinado entre los prescriptores, los contratistas y los BPM. Son los condicionantes para que dicho modelo sirva eficientemente a su propósito.

Entre las características que deben ir dispuestas en los elementos constructivos están la localización exacta, las garantías, el programa de mantenimiento de cada elemento, el recuento de unidades de cada tipo, y todas aquellas que puedan ayudar a gestionar el uso y mantenimiento del activo más eficientemente. Como en todo lo referente al BIM, el reto fundamental en esta dimensión de la tecnología está en la interoperabilidad de los softwares implicados.

Integración de las necesidades de operación y mantenimiento en fases tempranas

Ya sabemos que una de las características del BIM es el trabajo integrado de todas las disciplinas desde fases muy tempranas del diseño. Por una parte, esto es un requisito que se pide al grupo de trabajo, pero, por otra, es una garantía de que todos participan activamente sobre un modelo vivo y eso hace al proyecto indiscutiblemente mejor. Una de estas disciplinas es el facility management y para implementarlo desde los momentos iniciales del proyecto tenemos que predeterminar los siguientes elementos:

  • Definir objetivos concretos para la gestión del activo.
  • Determinar qué usos BIM vamos a emplear a lo largo de toda la vida útil del proyecto.
  • Fijar cuáles van a ser nuestros procedimientos a la hora de crear el modelo BIM
  • Establecer el LOD de cada fase de la vida útil del proyecto.
  • Documentar qué equipos, programas y CDE vamos a usar para generar y mantener el modelo BIM.
  • Y, no menos importante, determinar quién forma el equipo y cómo se distribuyen los roles BIM en dicho equipo.

En definitiva, todo esto puede integrar un capítulo de nuestro BEP donde se detalle lo más minuciosamente posible toda esta información, que no es más que adelantar las características de nuestro modelo en lo referente a su adaptación a las labores de facility management.

En la práctica, la teoría es muy difícil de proponer en la obra, por lo menos con todos estos detalles en todas las instalaciones. Nos encontraremos muchos problemas a la hora de ponerlo en marcha por la dificultad de anticiparnos ordenadamente a todo, por la dificultad de buscar tanta información y coordinarla correctamente, y por cualquier suerte de problema derivado en uno u otro modo por estas dificultades.

En las fases de diseño y construcción, el valor de un archivo BIM para la gestión de las instalaciones está en su precisión y habilidad para ser actualizado. Por tanto, ensayar el mantenimiento en un archivo BIM trabajando con la información de la gestión de las instalaciones, es similar a mantener la instalación real. Cuando un componente es reemplazado, reparado o eliminado, estos cambios necesitarán reflejarse en el archivo del modelo digital. La herramienta necesita actualizarse para incorporar la nueva instalación, así la precisión no quedará atrás y el archivo será una herramienta que de trabajo para el gestor de las instalaciones.

Sin BIM, el gestor de las instalaciones se sirve de planos 2D o inspecciones manuales de la instalación. En caso de grandes instalaciones, esta ineficiencia será claramente evidente y reflejada en el mantenimiento.

El archivo BIM en esta fase es tan aplicable y útil como el usuario desee. Por esta razón, las aplicaciones BIM confían en el gestor de las instalaciones para actualizar los archivos en todo el ciclo de vida del edificio. Dependiendo del nivel de formación BIM que un gestor de instalaciones posea, la tarea de actualizar podría requerir ayuda de consultores externos.

Si una instalación se expande frecuentemente, es crítico para el facility manager mantener los planos y documentación tan precisa como sea posible. Esto reduce a su vez la cantidad de tiempo y recursos que el equipo de diseño y el contratista necesitarán antes de empezar a remodelar el proyecto. Básicamente, la calidad del documento se traslada directamente para bien o para mal, es decir, repercute de forma directa en ahorros o gastos.

Fuente: BIM European Summit

Un buen modelo de información del edificio permite conseguir un estructurado mantenimiento preventivo, automatizar sistemas domóticos, gestionar mejor la energía y otra serie de ventajas, que reducen costes y mejoran la calidad de vida en el uso y mantenimiento del edificio. Eso sí, tiene que ser un buen modelo BIM y hacerlo es mucho más difícil que decir cómo tiene que hacerse.

Normalmente, la gestión de activos se centraliza en oficinas especialmente dedicadas a ello, que gestionan simultáneamente grandes parques inmobiliarios. Otras veces, esta gestión se lleva por edificios independientes, como en el caso de grandes hoteles u hospitales. En cualquier caso, se debe dimensionar muy bien el equipo de trabajo y los programas informáticos a usar en el facility management.

La gestión de archivos no tiene por qué ceñirse a un edificio concreto. Lo más habitual es encontrarse con empresas dedicadas a la gestión de archivos de una cartera inmobiliaria. Para llevar esta labor con eficiencia, tenemos que conocer la tipología, disposición, situación y uso de cada uno de los inmuebles y sus sistemas, así como un registro constante de la operación y mantenimiento realizado en cada uno de ellos.

La gestión de costes asociados a los inmuebles exigen un registro exhaustivo de cada uno de los proyectos y sus acciones de mantenimientos pospuestas. Solo así distinguiremos cuáles son los activos más problemáticos, que pueden provocar una desviación presupuestaria.

La evaluación continua de cada activo en comparación con el resto de los activos de la cartera inmobiliaria permite planificar menor las inversiones y afinar los planes de mantenimiento para cada uno.

Para calcular el coste del ciclo de vida (Life Cycle Cost), tenemos que conocer la vida útil que resta al activo. Esto permitirá establecer la estrategia correcta de renovaciones y reparaciones y adaptación de los planes de mantenimiento. Puede interesar no hacer nada, mantener, reparar, reemplazar o lo que sea, todo en función de la necesidad y una estrategia basada en la gestión de riesgos.

Afortunadamente, hay en juego tanto dinero en la gestión de estos activos, que los propietarios y gestores de carteras inmobiliarias aprecian mucho la capacidad de un modelo BIM con su información estructurada y completa al nivel que se le exija.