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¿El orden de la documentación y el BIM son complementarios?

Por Luis Miguel Serrano, alumno del Máster BIM


Una de las claves de los proyectos en general, es el orden que se mantiene de la documentación durante el ciclo de vida de este, por ende, los proyectos realizados con la metodología BIM no son la excepción. Por esta razón, el orden de la documentación es fundamental y totalmente complementario cuando se realiza un proyecto en BIM.

Si vamos a la raíz de qué es el orden de la documentación encontramos dos significados. Primero, proporcionar una estructura lógica al fondo documental y segundo facilitar la localización conceptual de los documentos sin necesidad de acceder físicamente a ellos. Por medio de esta explicación se puede decir que se tiene la documentación organizada. Al igual que se deben seguir tres criterios básicos: el primero la codificación de archivos, segundo su localización dentro de la estructura de carpetas, y tercero los vínculos que posee entre los documentos, en el caso de archivos BIM es un elemento fundamental.

Cuando una empresa opta por realizar proyectos usando la metodología BIM, debe tener en cuenta que se debe seguir un orden bastante estricto de la documentación. Por un lado, para no perder información en ninguna parte del ciclo de vida del proyecto. Por otra, para mantenerla siempre al alcance cuando se llegue a necesitar, sobre todo en el caso de requerir un documento de una fase anterior a la presente. Por este motivo, es necesario establecer unos criterios claros de codificación de documentos y archivos y estructuración de carpetas en la nube donde se vaya a intercambiar la información entre las partes involucradas en el proyecto.

Vamos a poner un ejemplo: Estamos trabajando en un proyecto que se encuentra en la fase de construcción, pero por un error que se ha encontrado, necesitamos la documentación de los diseños para encontrar de donde proviene dicho error. Si los documentos durante toda la fase de diseño están correctamente nombrados, clasificados y archivados, donde deben estar, queriendo decir que mantiene un orden la documentación, será fácil encontrar ese documento dentro de la línea de tiempo que ha tenido el proyecto. Por lo cual, el tiempo para solucionar el error se centra en la solución como tal y no se pierde tiempo buscando el documento, intentado saber dónde se encuentra o cómo se pudo haber nombrado. En ese orden de ideas, si es totalmente complementario el orden de la documentación cuando se trabaja con metodología BIM.

Siempre ha sido necesario tener orden de los documentos, pero cuando se hacen proyectos en BIM se convierte en una herramienta fundamental. Por lo cual, para la clasificación y la organización de la información de un proyecto BIM existen diversos procedimientos que se pueden utilizar a día de hoy. Entre ellos, existen las normas que han sacado algunos países para controlar sus propios proyectos, y otras organizaciones que han sacado normativas más internacionales que se adaptan a diferentes tipos de proyectos en el ámbito mundial. Sin embargo, es clave buscar la guía que más se adapte a las necesidades que posee la particularidad del que se planea realizar. Por este motivo, cuando se adopta una de estas guías, es necesario dejarlo claro con sus parámetros y sus criterios que se van a llevar a cabo para establecer el orden de la documentación.

Pensar que el BIM y el orden de la información no van de la mano puede llegar a ser un poco ilógico, pero puede llegar a ser posible. Cuando se habla de proyectos pequeños donde la cantidad de información involucrada no es alta y las personas implicadas no son muchas, se puede llegar a sacar un proyecto adelante sin tener la información totalmente ordenada y organizada correctamente. Pero, igualmente no es lo recomendable, porque por otro lado, el BIM ayuda también a recopilar información para poder ser utilizada en futuros proyectos. En los cuales, si volvemos al ejemplo, trata sobre el tiempo empleado que se malgastaría intentado buscar información que podría estar a mano.

Al igual de importante que es el orden de la información, es el flujo de esta en un proyecto BIM, el cual debe seguir un esquema clave y simple en el cual se basa la gran mayoría de guías que se han sacado a través del mundo. La información nace en una carpeta de “Trabajo en Progreso”. Cuando ya se ha terminado su fase, el ultimo archivo de todas sus modificaciones pasa a ser parte de la siguiente carpeta que es la de “Entrega” por la cual queda transferida como la entrega oficial de esa fase. Finalmente, cuando la entrega ya es aprobada por todas las partes intervinientes del proyecto, pasaría la información a la última capeta que es la de “Archivada”. De esta forma la información que llega a la ultima carpeta se encuentra totalmente tratada y revisada, de tal manera que queda archivada la documentación correctamente para su posible uso posterior.

Como hemos visto, es fundamental tener un orden estricto en la información cuando se trabaja con BIM. Debido a que es necesario saber donde se encuentra la información, como ha sido nombrada y archivada, para no perder el tiempo en la búsqueda de esta o correr el riesgo de no encontrarla donde se esta buscando. Además, si se sigue el flujo de información, se reducen las posibilidades de que alguna de las personas intervinientes se equivoque y vaya a ser saltada u omitida alguno de los pasos anteriormente nombrados.

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