Metodología GTD: gestión del trabajo y de la vida. ¡Toma el control!

GTD es una metodología que te ayuda a tomar control. Propio para gestionar y liderar tu vida tanto en lo profesional como personal.

En el ámbito laboral es común hablar de metodologías para gestión de proyectos, de tareas, de innovación, del cambio, del conocimiento, de procesos y muchas más. Sin embargo, pocos se plantean el uso de metodologías en el área personal además del profesional. 

Podemos conocer sobre uso de listas, método Pomodoro, el método Eisenhower, Inbox Zero, Time blocking y tantos más. Y os animo a conocerlos si aún no los conocen. No obstante, ahora voy a introducirlos de forma breve en el método Getting Things Done de David Allen.

¿Por qué usar GTD?

No solo quien se dedique a la gestión de equipos debe conocer de metodologías de organización como GTD. Tal como lo hacen en escuelas de negocio, como parte del desarrollo de habilidades de ejecución estratégica para Managers. Todos debemos conocer cómo optimizar nuestro tiempo.

El objetivo es evitar distracciones y tener el control. Tener el control nos da libertad.

Las metodologías como los estándares nos ayudan a optimizar procesos. Así como la metodología BIM, que se enseña en el Master BIM de IDESIE, ayuda a optimizar los procesos relacionados a la construcción, la metodología GTD nos ayuda a optimizar nuestro día a día. Se estima que en un día una persona toma de media 35 mil decisiones. Y nuestra energía se agota con cada toma de decisión. Es por ello, que algunos optan por técnicas como vestir igual cada día. Así se evita tener que decidir qué vestir. Hablamos de optimizar. Hablamos de efectividad.

Así que, reflexionad si podemos almacenar en nuestro cerebro y no olvidar toda la información de las distintas tareas, planes, actividades, eventos, acciones que tenemos, y acceder a ellos cuando queremos o en el momento oportuno. Si lo intentamos conseguimos estresarnos. Nuestro cerebro lo usamos para pensar no como agenda o calendario. Por ello, necesitamos un sistema para gestionar la información de lo que tenemos o queremos hacer.

¿GTD se relaciona con otras metodologías?

En GTD, por ejemplo, se busca vaciar las bandejas de entrada donde llegan las distintas cosas. Esto es la bandeja de entrada cero. Puedes bloquear horas durante el día para alguna actividad como lo plantea Time Blocking. Se usa un calendario donde registrar eventos que tienen una fecha inamovible. Se usan listas. Varias metodologías o herramientas se pueden relacionar con la metodología GTD. Una metodología se enfoca en procesos, conceptos, no en herramientas. GTD te da un marco de actuación. Y a partir de ahí aprendes a darle un mejor uso a las herramientas. Tú buscas la forma de adaptar el sistema a tu vida. GTD es un sistema vivo, cambiante, adaptable.

Voy a tomar como elemento introductor la matriz Einsenhower. Que divide entre lo importante y urgente las cosas que nos ocupan. Y creo es más conocida.

• No urgente/No importante. Basura. Fin. No lo hagas.
• Urgente/No importante. Busca delegarlo. Y procura desplazar las cosas a No urgente/No importante o Importante/No urgente. Muchas de las interrupciones se pueden reducir con una planificación de cuándo te pueden interrumpir o puedes atender a otros.
• Importante/No urgente. Planifica. La idea es tener aquí todo o casi todo. En esto es donde GTD nos ayuda a tomar control.
• Urgente/Importante. ¡Hazlo! Solo te digo: ¿es realmente urgente?,¿importante? Tal vez tengas una perspectiva que te hace pensar que lo es pero no, no lo es. Hay que aprender y reflexionar sobre esto pero es otro tema.

Y en cuanto mejor sea la organización y gestión, las cosas deben estar en importante/no urgente.

¿Cuál es el proceso de la metodología GTD?

David Allen nos habla de Control y Perspectiva. Respecto al control que es la base, identifica cinco pasos:

• Recopilar/Capturar
• Procesar/Aclarar
• Organizar
• Revisar/Reflexionar
• Hacer/Acciones o Compromisos
  
  

Recopilar/Capturar

Liberar nuestras cabezas. Si piensas en ello, llama tu atención, anótalo. No intentes clasificarlo. Solo anótalo. Personal, laboral, no importa si es a corto, medio o lago plazo. Solo libera tu mente de las cosas que le ocupan. Así, tu atención puede centrarse en lo que debe. Todo a la Lista de Cosas. La bandeja de entrada de correo es otra lista de cosas, los chats. Los objetos pueden ocupar un lugar para las cosas a procesar o simplemente lo transformas en notas que les representan en la Lista de Cosas.

Procesar/Aclarar

Consiste en tomar cada cosa y entonces sí pensar en qué es eso. ¿Qué quieres hacer con eso?¿Cuál es el siguiente paso para avanzar en ello? Esto se hace a lo largo del día varias veces, sin caer en hacerlo cada vez que no se quiera hacer alguna de las siguientes acciones.

Organizar

Por simplicidad esas cosas pueden ser:

• Basura: Elimínalo.
• Referencia: Archívalo. Este es otro aspecto en el que nos podemos extender en cómo almacenar y organizar: documentos, objetos, e-mails, revistas, etc. Simplemente busca clasificarlo para que cuando sea necesario te sea fácil encontrarlo. Y lo primero es tener claro dónde van ese tipo de cosas.
• Incubar: Cosas que ya trataras algún día, quizás te interese más adelante. Esto igual se puede clasificar como: posibles proyectos, lugares que visitar, películas que ver, temas que tratar. Crea listas que te ayuden a clasificar. Y lo revisas, por ejemplo, cada mes. Para reflexionar si es necesario tomar alguna acción.
• Acción: Al aclarar lo que debes tener claro: cuál es la próxima acción física que te hace avanzar. Por ejemplo: si la cosa anotada fue «Pago de matrícula del curso X» ¿qué es lo que necesitas hacer? ¿Retirar dinero del cajero en x sitio? ¿Llamar a Fulano a pedirle X? Es decir, para llegar a conseguir «el pago de la matrícula X» necesitas de varias acciones. ¿Cuál es la primera? Esa primera acción anótala en Lista siguientes acciones. Y en otra lista anotas el objetivo «Pagar la matrícula del curso X» para cuando se revise no perder de vista en qué estamos y reflexionar cuál es la siguiente acción.
  Si la acción es algo que tiene fecha fija usar algo como un calendario para anotarla. En el calendario van todas las acciones con fecha específica.
  Por último, las acciones que deben realizar otros y estamos a la espera las anotamos en una Lista a la espera.
  Las acciones puedes organizarlas según un contexto que puede ser según el tiempo para ejecutarlas, energía necesaria, alguna persona o lugar. Así, por ejemplo, en momentos de baja energía tomas acciones de la lista de siguientes acciones que no necesitan mucha energía o concentración y las haces.
  
  

Revisar/reflexionar

Una vez aclaras lo que es esa cosa, y tienes un sistema de organización, reflexionas dónde colocar cada cosa o si esta da una acción específica. Así, cuando tienes tiempo tomas algo de la Lista de siguientes acciones y lo haces porque está claro cuál es la acción sin ambigüedad. Ahí no es tiempo de pensar, ya lo pensaste cuando la definiste. Recuerda que nuestra energía es limitada.

El calendario se revisa un par de veces al día, en la mañana por recordar lo que tienes durante el día y por la tarde/noche por ver lo hecho y el siguiente día. Al igual lo que tienes En espera.

Una vez a la semana puedes, después de vaciar tu mente en la Lista de Cosas, hacer la revisión de todas tus listas de Siguientes acciones, En espera, calendario, para mantener el sistema actualizado. Y así tienes el mapa de tu próxima semana. Y cada mes o algunos meses con cierta periodicidad revisar tus listas de Algún día/Tal vez.

Hacer/Acciones

Puedes tener todo muy bien organizado y reflexionado pero si no pasas a la acción no avanzas. En el día a día tienes que lidiar con imprevistos (que debes pensar en cómo disminuir) pero la mayor parte ya lo tienes planificado para avanzar en tus distintos objetivos. Así que las siguientes acciones están ya atomizadas con el objetivo de facilitar que te centres en terminarlas.

Conclusión

No debes preocuparte de si olvidas algo, tienes tu sistema que lo registra todo en un solo sitio. De esta forma te concentras y disminuyes distracciones o preocupaciones. Consigues hábitos que te permiten revisar tu sistema para mantenerlo actualizado. Así te sientes con la tranquilidad de que tienes todo controlado y no vas a olvidar nada. Le dedicas a cada cosa el tiempo que quieras cuando toque.

Estos son los pasos de una forma resumida para tomar el control. Piensa que es como cualquier cosa cuando se aprende. Al aprender a conducir te cuesta estar atento a todos los espejos, los pedales, la marcha, etc. Yo no quería ni que me hablen. Según pasan los días de práctica empiezas a fluir.

El inicio es una acción consciente y deliberada hasta que la integras en ti y se vuelve automática. Hasta que es un hábito.

Escrito por: Juan Pablo Romero

Referencias para aprender la metodología GTD

• David Allen. Organízate con eficacia.
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• David Allen. Haz que funcione.
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• José Miguel Bolivar. Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD.
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