¿En más proyectos trabajamos más ineficientes somos?

Cuando se trabaja en dos proyectos, al cambiar de un proyecto al otro se produce un cambio de contexto en el cual se produce un coste. Sabemos que dos veces el 50% de algo hace un 100% pero no vale como analogía con cualquier contexto. Por ejemplo, que dos personas a medio tiempo pueden hacer el trabajo de una a tiempo completo no tiene por qué ser cierto.

A una mujer le toma nueve meses hacer un bebé, nueve mujeres no pueden hacer un bebé en un mes.

Ley de Brooks

A finales del siglo pasado se hablaba de los sistemas operativos multitarea, los cuales con una sola CPU daban la impresión de que realizaban distintas tareas al mismo tiempo. Lo que realmente pasa es que trabaja en una tarea A durante un tiempo, guarda el estado de dicha tarea A, entonces empieza (o continua) con una tarea B para lo que dedica tiempo a obtener todo lo necesario (recuperar un estado anterior) y trabaja un tiempo en la tarea B, luego guarda el estado de dicha tarea B, y continua con otra tarea. Realiza esta operación de trabajar un momento en una tarea y luego en otra de forma tan rápida que puede dar la impresión de que realiza varias tareas a la vez, pero estos cambios de contexto conllevan un coste.

La multitarea no es tan efectiva como pueda parecer

De igual forma, las personas al cambiar de contexto deben dejar todo listo para retomar la tarea actual más adelante, y retomar la tarea siguiente en donde la dejaron tomando tiempo para estar en un estado de fluidez y ser productivos.

Por cada nuevo proyecto que se agrega se pierde hasta un 20% del tiempo en cambio de contexto (1). En la siguiente gráfica se indica, como ejemplo, si se trabaja en tres proyectos se pierde hasta un 40% cambiando de contexto en vez de haciendo el trabajo. La dedicación a cada proyecto sería un 20% y no un 33,33%.

• (100% – 20%) / 2 = 40% disponible a cada uno de los 2 proyectos.
• (100% – 40%) / 3 = 20% disponible a cada uno de los 3 proyectos.
• (100% – 60%) / 4 = 10% disponible a cada uno de los 4 proyectos.
• (100% – 80%) / 5 = 4% disponible a cada uno de los 5 proyectos.

Desde un punto de vista cliente si contratas a alguien entre más son los proyectos en los que está —quien trabaja en el proyecto— menor será la calidad del servicio que te prestará o mucho mayor el tiempo en terminar.

¿Cuándo es recomendable la multitarea?

Algunas veces el cambio de contexto es necesario para oxigenar las ideas,  dar tiempo a la creatividad, tomar otros enfoques. Esto es un cambio de contexto a favor del descanso de un área que lo necesita; si la vista está cansada no por cambiar de proyecto la vista va a dejar de estar cansada cuando en ambos se necesita un esfuerzo visual. Es incluso recomendable trabajar en varios proyectos pero de distinta índole como puede ser, por ejemplo, en el trabajo en un proyecto de construcción de un puente, en lo personal un proyecto sobre aprender a cocinar, un proyecto de escribir una novela. Esto se conoce como Slow-motion Multitasking.

¿Cómo reducir el coste del cambio de contexto?

Lo primero, están las opciones de delegar, posponer, o no hacerlo. En el caso de una empresa, el delegar sería tener otros equipos libres a destinar al nuevo proyecto. Así como un computador tiene más CPUs.

Si toca trabajar con varios proyectos entonces se busca facilitar de forma ágil el cambio de contexto con el uso de metodologías o técnicas para reducir todo lo posible y hacer más fácil el adaptar o continuar con un proyecto en el punto donde se lo dejó. Por ejemplo, metodologías ágiles donde el proyecto está dividido en tareas atomizadas descritas de forma muy clara para no perder tiempo en entender qué es lo que hay que hacer sino ir directo a hacerla porque se tiene todo lo necesario.

La Ley Brooks hace referencia a proyectos con retraso donde incorporar a más gente conlleva a más retraso. Por lo que  el incorporar gente al inicio es menos costoso que incorporarles al final del proyecto. Así mismo, depende en las áreas donde se incorpore gente puede ser una fácil incorporación en tareas en las que nadie está realizando y necesitan ser iniciadas. De igual forma si por complejidad son fáciles de tomar por quien se incorpora.

Así como dos personas a medio tiempo no necesariamente hacen el trabajo de una. Si las dos personas son inexpertas, ni a tiempo completo harán el trabajo de un experto a medio tiempo. Por ello introducir personal altamente cualificado, sin ser más del necesario, puede acortar los tiempos si no acarrea la incorporación de otras técnicas, metodologías cuyo uso o aprendizaje de estas sea otro impedimento. Influye mucho el conocimiento de las herramientas, conocimiento sobre el área necesitada, proyectos similares, etc.

Conclusión

No caer en el error de usar a la ligera como un recurso cualquiera (una batería) a un ingeniero, arquitecto, programador como reemplazo de otro sin que esto ocasione un coste. Ya que si en el cambio de una batería puede haber repercusiones mucho más en el cambio de personas. Y entre más especializado o complejo el proyecto más notorio el cambio de recursos humanos.